コラム

| BPRの進め方（基本ステップ）

大規模な業務改革であるBPRを成功させるには、体系だったステップに沿ってプロジェクトを進めることが重要です。以下は一般的なBPR推進の5つの基本ステップです。

1. 現状分析と目標設定

まず現行業務の実態を把握し、改革の目標を明確に定めます。現状分析では各部署の業務フローを洗い出し、処理時間やコスト、人員などを定量的に可視化します。これによりボトルネックや無駄な工程が浮き彫りになります。同時に、経営戦略に沿った目標設定を行います。例えば「顧客対応リードタイムを現状の半分に短縮する」「処理コストを30%削減する」など具体的な数値目標を掲げます。この時、目標達成のタイムライン（期間）も設定しておくことで、後の進捗管理が容易になります。

2. 課題の抽出

次に、現状分析で洗い出した情報を基に課題を抽出します。目標とのギャップを生む原因を探り、「なぜ今のプロセスでは目標を達成できないのか」を突き止めます。典型的な課題として、重複作業（複数部署で同じ入力作業をしている等）、非効率な承認ルート（不要な稟議ステップが多い等）、属人化（特定担当者に業務知識が偏在）やシステムの断絶（部署ごとに別々のシステムを使いデータ連携できていない）などがよく見られます。これらの課題は、BPRで優先的に解決すべき対象となります。また現場担当者へのヒアリングを通じて、現行プロセスの痛点や改善アイデアを吸い上げることも重要です。現場の声を反映しない改革は、後々の定着フェーズで抵抗に遭いやすくなるため注意が必要です。

3. 新業務プロセスの設計

抽出した課題を踏まえて、理想とする新しい業務プロセス（To-Be案）を設計します。ここでは現行の延長ではない大胆なプロセス変更も検討します。具体的には、プロセスの簡素化・並行化（不要な工程の削減や同時処理化）、権限委譲（承認レベルを適切に減らす）、ITツールの統合・導入（最新のシステムで一元管理する）等、様々な改革案を組み合わせます。設計時には優先順位付けも重要です。効果が大きい改革（ROIの高い施策）から順に実行できるよう、どの部分を重点的に変えるかメリハリをつけます。またシステム面では、現行で点在しているツールを統合したり、新たにERP（統合基幹システム）やワークフローシステムを導入することも検討します。クラウドサービスやRPA（Robotic Process Automation）の活用により自動化できる作業はないか、テクノロジー視点で再点検することも有効です。

4. プロセス変更の実行と定着

設計した新プロセス案がまとまったら、段階的に実行に移します。すべてを一度に切り替えるのではなく、リスク低減のためパイロットテスト（一部部署や限定範囲での試行）から始めるケースもあります。実行段階では、現場への周知徹底と教育が欠かせません。マニュアル整備や研修を通じて、新しいやり方への理解を深めてもらいます。また業務システムを刷新する場合は、並行期間を設けて徐々に移行するなど、現場に混乱を生じさせない工夫も必要です。チェンジマネジメントとして、従業員からのフィードバック窓口を設けるなど、現場の声を反映しながら改革を進めます。BPRはトップダウンで進めがちですが、現場の協力なくして成功はないため、経営層と現場が一体となった推進体制を築くことがポイントです。

5. 効果測定と継続的改善

新プロセスを導入したら、効果測定を行い目標達成度を評価します。設定したKPI（重要業績指標）に対し、実際の数値改善がどの程度達成できたかを定量的に確認します。例えば「リードタイム半減」の目標に対して実際に何日短縮できたか、コスト削減額はいくらか、といった具体的成果を測定します。また現場からの声（使い勝手や残る問題点）も収集し、必要に応じてプロセスを修正・改善します。BPRは一度で完了ではなく、PDCAサイクルで継続的に業務を磨き上げる姿勢が大切です。最初の改革で期待した効果が出なかった部分については、原因を分析して対策を講じ、さらなる改善に繋げます。こうしたフォローアップにより、BPRの成果を企業文化として定着させることができるでしょう。